PAYROLL · WARTO WIEDZIEĆ
Szukasz wsparcia dla swojej firmy? Wyjaśniamy zakres obsługi Payroll, podstawowe pojęcia i zasady rozpoczęcia współpracy. Wybierz temat lub przejdź bezpośrednio do interesującego Cię pytania.
Payroll prowadzi obsługę kadrowo-płacową małych i średnich firm oraz wspiera biura rachunkowe. Oferta obejmuje dokumentację pracowniczą, naliczanie wynagrodzeń i rozliczenia ZUS, a także uzgodnioną pomoc przy zatrudnianiu cudzoziemców. Działamy w Koszalinie i regionie. Zakres współpracy dopasowujemy do potrzeb pracodawcy.
Zaczynamy od rozmowy o firmie, liczbie zatrudnionych osób, rodzajach umów i potrzebnym wsparciu. Na tej podstawie uzgadniamy zakres obsługi i wycenę. Przed rozpoczęciem ustalamy termin przejęcia zadań oraz sposób przekazania dokumentacji. Nie musisz od razu znać wszystkich szczegółów — opisz obecną sytuację i czynności, przy których potrzebujesz pomocy.
Tak, przejęcie obsługi jest możliwe również w trakcie roku. Najpierw ustalamy stan dokumentacji i rozliczeń oraz okres, od którego zadania przejmuje Payroll. Ważne jest wskazanie spraw już wykonanych, pozostających w toku i wymagających uzupełnienia. Termin i zakres przejęcia uzgadniamy po poznaniu sytuacji firmy, aby jasno podzielić obowiązki między dotychczasową a nową obsługą.
Przygotuj liczbę pracowników i zleceniobiorców, rodzaje umów oraz listę czynności, przy których potrzebujesz pomocy. Warto podać planowany moment rozpoczęcia obsługi i wskazać ewentualne braki w dokumentacji. Jeśli zapytanie dotyczy cudzoziemców, opisz ogólnie liczbę i rodzaj spraw. Na etapie pierwszego kontaktu wystarczy opis potrzeb, bez przesyłania dokumentów tożsamości przez ogólny formularz.
Koszt zależy od liczby obsługiwanych osób, rodzajów umów oraz zakresu powierzonych czynności. Znaczenie ma także stan dokumentacji i potrzeba wykonania dodatkowych prac, np. uporządkowania braków. Dlatego wycena powstaje po poznaniu sytuacji firmy. Uzgodnienie zakresu pozwala określić, które zadania obejmie bieżąca obsługa, a które wymagają osobnego ustalenia.
Tak, oferta Payroll obejmuje wsparcie biur rachunkowych w kadrach i płacach. Biuro może powierzyć uzgodnione zadania związane z dokumentacją zatrudnienia, wynagrodzeniami i rozliczeniami ZUS. Podział obowiązków oraz sposób komunikacji ustalamy indywidualnie. W zapytaniu warto wskazać liczbę obsługiwanych osób i zakres, który ma przejąć Payroll.
Payroll zajmuje się dokumentacją pracowniczą na kolejnych etapach zatrudnienia — od przyjęcia pracownika, przez bieżącą obsługę, po zakończenie współpracy. Zakres może obejmować przygotowywanie umów o pracę i aneksów, prowadzenie akt osobowych, ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopów i innych nieobecności, a także zaświadczenia o zatrudnieniu, dokumenty dotyczące rozwiązania umowy oraz świadectwa pracy. Wspólnie ustalamy, które zadania przejmie Payroll i jakie informacje będzie przekazywać Twoja firma. Dzięki temu odciążasz swój zespół od bieżącej administracji i zyskujesz wsparcie w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej.
Akta osobowe to uporządkowany zbiór dokumentów dotyczących konkretnego pracownika, obejmujący m.in. przyjęcie do pracy, przebieg zatrudnienia i jego zakończenie. Pracodawca prowadzi je oddzielnie dla każdej osoby. To część dokumentacji pracowniczej. Ewidencja czasu pracy i dokumentacja wynagrodzeń należą do pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy; nie wszystkie dokumenty pracownika trafiają więc do akt osobowych.
Ewidencja czasu pracy służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obejmuje informacje m.in. o przepracowanym czasie, pracy nadliczbowej i nieobecnościach. Lista obecności służy potwierdzaniu obecności w pracy. Sama lista podpisów nie zastępuje ewidencji czasu pracy.
Zbierz dokumentację zatrudnionych osób: umowy i aneksy, akta osobowe, ewidencję czasu pracy oraz informacje o urlopach i innych nieobecnościach. Przygotuj także dotychczasowe listy płac i dokumenty rozliczeniowe ZUS. Jeśli dokumenty prowadzi obecne biuro lub dział kadr, poproś o przygotowanie ich do przekazania wraz z informacją o sprawach w toku. Zaznacz znane braki w dokumentacji. Już na tym etapie możesz liczyć na wsparcie Payroll — pomożemy ustalić, które dokumenty będą potrzebne, oraz uzgodnimy sposób ich przekazania.
Payroll nalicza wynagrodzenia pracowników, przygotowuje listy płac i rozlicza umowy cywilnoprawne. Na podstawie przekazanych danych o zatrudnieniu, czasie pracy i nieobecnościach obliczamy należne wynagrodzenia, potrącenia oraz kwoty do wypłaty. Przygotowujemy także dokumenty rozliczeniowe ZUS. Dzięki temu firma otrzymuje rozliczenia potrzebne do wypłaty wynagrodzeń i realizacji obowiązków wobec ZUS. Zakres zadań i terminy przekazywania danych ustalamy na początku współpracy.
Źródło: ZUS — dokumenty rozliczeniowe
Lista płac to zestawienie wynagrodzeń pracowników za dany okres, najczęściej miesiąc. Pokazuje składniki wynagrodzenia, potrącenia oraz kwotę, którą pracownik otrzyma do wypłaty. Payroll przygotowuje listy płac na podstawie przekazanych informacji o zatrudnieniu, czasie pracy i nieobecnościach. Na początku współpracy wyjaśniamy, jakie dane będą potrzebne i kiedy je przekazywać, aby przygotowanie wynagrodzeń było dla Twojej firmy prostym i uporządkowanym procesem.
Outsourcing kadrowo-płacowy polega na powierzeniu zewnętrznemu podmiotowi uzgodnionych zadań z obszaru kadr i płac. Może obejmować dokumentację pracowniczą, wynagrodzenia i rozliczenia ZUS. Dzięki współpracy z Payroll firma odciąża swój zespół od bieżących formalności i zyskuje dostęp do specjalistycznego wsparcia bez konieczności rozbudowy własnego działu kadr i płac. To więcej czasu na rozwój biznesu i codzienną pracę z klientami oraz mniej zadań administracyjnych po stronie firmy. Pracodawca nadal przekazuje potrzebne dane i podejmuje decyzje dotyczące zatrudnienia, a jasny podział obowiązków ułatwia sprawną współpracę.
HR jest szerszym pojęciem niż administracja kadrowo-płacowa. Obejmuje zarządzanie ludźmi w organizacji, np. rekrutację i rozwój pracowników. Kadry i płace skupiają się na dokumentacji zatrudnienia, czasie pracy, wynagrodzeniach i rozliczeniach. Oferta Payroll dotyczy tego administracyjnego obszaru oraz uzgodnionego wsparcia przy zatrudnianiu cudzoziemców.
Twardy HR to potoczne określenie administracyjnej i rozliczeniowej części zarządzania personelem. Zwykle obejmuje kadry, dokumentację pracowniczą, ewidencję czasu pracy, płace i rozliczenia ZUS. Nie jest nazwą jednej, ściśle określonej usługi. Przy rozmowie o współpracy warto wymienić konkretne zadania, zamiast opierać ustalenia wyłącznie na tym określeniu.
Biuro może przejąć uzgodnione zadania administracyjne i rozliczeniowe, które wewnętrzny dział HR wykonuje obok innych obowiązków. W Payroll chodzi o dokumentację pracowniczą, naliczanie wynagrodzeń i rozliczenia ZUS. Zespół firmy może dzięki temu skupić się na pozostałych zadaniach. Po ustaleniu zakresu współpracy Twój dział HR może skupić się na rekrutacji i rozwoju pracowników, pozostawiając uzgodnione zadania administracyjne i rozliczeniowe specjalistom Payroll.
Legalizacja pobytu dotyczy podstawy przebywania cudzoziemca w Polsce, a legalizacja pracy — uprawnienia do wykonywania pracy na określonych warunkach. To powiązane, ale odrębne kwestie. Legalny pobyt nie zawsze oznacza możliwość podjęcia pracy. Przed zatrudnieniem trzeba sprawdzić sytuację konkretnej osoby, jej dokumenty i warunki zatrudnienia. Payroll pomaga w formalnościach zależnie od potrzeb, zawsze w uzgodnionym wcześniej zakresie.
Przygotuj informację o obywatelstwie, celu pobytu, rodzaju i ważności posiadanych dokumentów oraz sprawach już prowadzonych przez urząd. Jeśli chodzi o zatrudnienie, opisz stanowisko, rodzaj umowy i planowany termin rozpoczęcia pracy. Do pierwszej rozmowy wystarczy opis sytuacji. Nie przesyłaj skanów paszportu przez ogólny formularz; sposób przekazania potrzebnych dokumentów ustalimy osobno.
Payroll pomaga uporządkować dokumentację i formalności dotyczące pracy i pobytu cudzoziemców w uzgodnionym zakresie. Decyzję w sprawie zezwolenia podejmuje właściwy urząd. Pomoc w dokumentach nie stanowi gwarancji pozytywnego rozstrzygnięcia. Możliwość podjęcia konkretnej sprawy i potrzebne czynności potwierdzamy po poznaniu sytuacji klienta.
Oferta Payroll obejmuje kadry i płace oraz pomoc w formalnościach dotyczących cudzoziemców. Jeśli potrzebujesz obu rodzajów wsparcia, wskaż to podczas pierwszej rozmowy. Ustalimy możliwość i zakres połączenia zadań dla Twojej firmy. Im szerszy zakres obsługi powierzasz Payroll, tym mniej formalności pozostaje po Twojej stronie. Zyskujesz większy spokój dzięki wsparciu w prowadzeniu procedur i więcej czasu na rozwój swojego biznesu.
Opisz sytuację swojej firmy. Porozmawiamy o potrzebnym wsparciu i ustalimy zakres, w którym Payroll może pomóc.
Skontaktuj się z Payroll